Aprobado el Reglamento que desarrolla los requisitos de los programas informáticos de facturación de empresarios y profesionales

En el BOE del pasado 6 de diciembre de 2023 se publicaba el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Se trata de una norma que desarrolla lo establecido en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y que pretende impulsar la lucha contra la economía sumergida derivada del uso de «software de supresión de ventas».

Esta normativa constituye el desarrollo Reglamentario de los dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), en la redacción añadida por la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. En concreto, con el objetivo de poner final a la producción, tenencia y uso de programas y sistemas informáticos que permitan la manipulación de los datos contables y de gestión (lo que se conoce como «software de doble uso»), la letra j) del artículo 29 de la LGT impone la obligación «por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos», y este Real Decreto es el desarrollo reglamentario de esa obligación.

La normativa aprobada resulta similar, con algunas diferencias, con el sistema TicketBai que rige en el País Vasco.

Este Reglamento se centra, exclusivamente, en garantizar que los sistemas informáticos, que soporten los procesos de facturación de los obligados tributarios, cumplan el conjunto de estos requisitos, quedando fuera de su ámbito objetivo los procesos contables y de gestión de empresarios y profesionales. Para ello, se establecen las especificaciones que deben cumplir los sistemas de facturación. De esta forma, se intenta alinear tales sistemas informáticos con la normativa tributaria para asegurar que toda transacción comercial genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente y para impedir la ulterior alteración de tales anotaciones, permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información de los mismos a la Administración tributaria.

1. Obligación de empresarios y profesionales de facturar electrónicamente

Hay que resaltar que es diferente este desarrollo reglamentario y el pendiente del artículo 2 bis de la Ley 56/2007 que establece la obligación de empresarios y profesionales de facturar electrónicamente (hace tiempo que concluyó el plazo de información pública del proyecto reglamentario).

Precisamente, dicha obligación no se hará efectiva hasta después de que la norma reglamentaria se publique y en la misma se regulará la factura electrónica, y se referirá a la documentación, conservación y transmisión de estos documentos.

Sin embargo, lo regulado en el Real Decreto ahora examinado se refiere a los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de sus formatos. Ello resulta compatible con la implantación de la factura electrónica, generando adicionalmente sinergias entre ambas normativas, que contribuirán conjuntamente a mejorar la asistencia al contribuyente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, el control del fraude tributario, así como la prevención de la morosidad en transacciones comerciales

2. Desarrollo del Reglamento incluido en este Real Decreto 1007/2023

Hay que señalar también, que tras la aprobación de este Reglamento deben aprobarse por Orden Ministerial las especificaciones técnicas que deberá reunir el software de facturación y en la que se incluirán mayores concreciones sobre esta regulación (D.T. Tercera del RD 1007/2023). En concreto, se establece que:

Mediante orden ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública podrán detallarse técnicamente los aspectos recogidos en el Reglamento que fueran necesarios, y en particular, los siguientes:

a) Las especificaciones técnicas y funcionales que deberá reunir el sistema informático a que se refiere la letra a) del artículo 7 del Reglamento y, en particular, las mencionadas en el artículo 8 del Reglamento.

b) La condiciones y límites de la aplicación informática a que se refiere la letra b) del artículo 7 del Reglamento.

c) El detalle de la estructura, formato y características técnicas de la información a cuyo contenido se refiere el artículo 10 del Reglamento, en relación con el registro de facturación de alta.

d) El detalle de la estructura, formato y características técnicas de la información a cuyo contenido se refiere el apartado 2 del artículo 11 del Reglamento, en relación con el registro de facturación de anulación.

e) Las especificaciones de política de firma y requisitos que deberán cumplir la huella o «hash» y, en su caso, la firma electrónica de los registros de facturación de alta y de anulación, a que se refiere el artículo 12 del Reglamento, así como las posibles limitaciones en el uso de determinados certificados para supuestos específicos.

f) El detalle de la estructura, formato y características de la información de la declaración responsable a cuyo contenido se refiere el apartado 4 del artículo 13 del Reglamento.

g) Las especificaciones técnicas de la remisión voluntaria a que se refieren el artículo 15 y el apartado 1 del artículo 16 del Reglamento.

h) Las herramientas a que se refiere la disposición adicional tercera de este real decreto.

i) El detalle de la estructura, formato y características técnicas de la información a que se refiere la disposición adicional tercera de este real decreto que podrá añadirse a la del registro de facturación de alta a efectos de completar el contenido y estructura del libro de facturas expedidas regulado en el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, y, en su caso, de los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos, a que se refiere el artículo 68 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, y dar por cumplida dicha obligación mediante la llevanza en la Sede de la Agencia Tributaria.

j) Los plazos y forma de renunciar al «Sistema de emisión de facturas verificables» que se regula en los artículos 15 y 16 del Reglamento.

3. Objeto y ámbito territorial (artículo 1)

Tiene por objeto la regulación de los requisitos y especificaciones técnicas que debe cumplir cualquier sistema y programa informático o electrónico, en adelante denominado genéricamente sistema informático, utilizado por quienes desarrollen actividades económicas, de acuerdo con la definición dada en la Ley 35/2006 del IRPF cuando soporte los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a su actividad, para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, con la información sobre todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios, de acuerdo con lo dispuesto en la letra j) del artículo 29.2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

A los efectos del presente Reglamento, el término factura incluye la factura completa y la factura simplificada, de acuerdo al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:

a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.

b) Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.

c) Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.

El Reglamento es aplicable en todo el territorio español, sin perjuicio de los regímenes tributarios forales de concierto y convenio económico en vigor, respectivamente, en los territorios históricos del País Vasco y en la Comunidad Foral de Navarra, y teniendo en cuenta las especialidades previstas en su normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla.

En relación con los territorios históricos del País Vasco y en la Comunidad Foral de Navarra, el presente Reglamento será de aplicación a los obligados tributarios a que se refiere el artículo 3 de este Reglamento cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común.

Las referencias que realiza el Reglamento a la normativa del IVA se considerarán también efectuadas a la normativa del Impuesto General Indirecto Canario y a la del Impuesto sobre la Producción, los Servicios e Importación en Ceuta y Melilla.

4. Ámbito subjetivo

El Reglamento se aplicará a los obligados tributarios que se indican a continuación, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, excepto los del sector público y las entidades parcialmente exentas que sólo estarán sometidas por las operaciones que generen rentas sujetas y no exentas

Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.

Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

A los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación.

Se excluyen:

Los contribuyentes que lleven sus libros registros del IVA a través del SII (apartado 6 del artículo 62 del Reglamento del IVA).

El Reglamento también prevé la posibilidad de que el Departamento de Inspección de la AEAT, previa solicitud, otorgue alguna dispensa en la aplicación de este Reglamento, en relación con determinados sectores empresariales o profesionales u operaciones, respecto de los que se aprecien circunstancias excepcionales (artículo 5 RD 1007/2023).

Los productores y comercializadores de los sistemas y programas informáticos deberán tener adaptados los mismos a las exigencias de este Reglamento, en el plazo máximo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden ministerial que apruebe las especificaciones técnicas de esta materia.

Por su parte, los usuarios (no excluidos) deberán tener operativos y adaptados sus sistemas y programas de facturación antes del 1 de julio de 2025 (D. F. Cuarta RD 1007/2023).

5. Ámbito objetivo

Se aplica a los sistemas informáticos de facturación que utilizan los contribuyentes obligados.

No se aplicará a las siguientes operaciones:

A los contribuyentes que tributen por el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA en las operaciones con expedición de recibo

A los contribuyentes en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA y a los que el Departamento de Gestión autoriza a no emitir factura

A determinada facturación de energía eléctrica.

Las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.

6. Características y requisitos de los sistemas informáticos

Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación tienen dos opciones:

a) Que el sistema cumpla los requisitos establecidos:

Garantice la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación. Si existe necesidad de corrección o anulación de los datos registrados, deberá realizarse con un registro de facturación adicional posterior, dejando inalterados los datos originales.
Garantice la trazabilidad de los registros que deberán estar encadenados para poder verificarse su rastro. Todos los datos deben estar fechados.
Garantizar la conservación legibilidad y accesibilidad, contando con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro pudiéndose exportar los datos a un almacenamiento externo.
Contar con un registro de eventos automático.
El sistema deberá disociar el acceso a la información con trascendencia tributaria de otra, si existe, que sea confidencial de carácter no patrimonial.
Los registros de facturación de alta y de anulación deben tener unas características que se detallan en la norma.
Deben añadir una huella o «hash» a los registros de facturación de alta y de anulación.
Los registros de alta y de anulación deberán ser firmados electrónicamente.

b) Utilizar la aplicación informática que desarrolle la Administración tributaria.

7. Certificación de los sistemas informáticos

Es el productor del sistema el que deberá certificar que el sistema cumple con la normativa, y lo hará mediante una declaración responsable efectuada por escrito y de modo visible, para que la pueda ver el comercializador y el usuario.

Esa declaración responsable incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo, conteniendo también los datos del productor y la fecha y lugar de la firma.

8. Verificación del cumplimiento de la obligación por la Administración tributaria

Sujetándose a lo prevenido en la LGT, la Administración tributaria podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema, pudiendo exigir el acceso completo e inmediato a los registros de facturación y de eventos o sus copias seguras, así como descargarlo o copiarlo y consultar los datos. Asimismo, podrá requerir y obtener copia de los registros conservados y podrá requerir a los productores o comercializadores la información que necesite para verificar que el sistema cumple los requisitos exigidos por este Reglamento.

9. Posibilidad de remisión de los registros de facturación a la Administración tributaria

Se establece la posibilidad al obligado tributario que utilice sistemas informáticos de facturación para que, de forma voluntaria, cumpla con ciertas especificaciones técnicas (que tienen que establecerse) de remisión inmediata y segura a la AEAT de todos los registros de facturación generados.

Se precisa que tienen la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU», aquellos sistemas informáticos propios que sean utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados. Además, no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros.

Se entenderá que un obligado tributario opta por este sistema, por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Esta opción se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.

10. Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura

Se posibilita al receptor de la factura (empresario o consumidor final) de proporcionar a la AEAT de forma voluntaria determinada información de la misma facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, sin que esta remisión de información tenga la consideración de denuncia pública.

En los casos en que en la factura sea «VERI*FACTU» el receptor podrá verificar si la factura ha sido remitida por el emisor a la AEAT.

11. Integración de los registros de facturación en los libros registro

Se prevé que antes del 1 de julio de 2025, se desarrollará la posibilidad de integrar los registros de facturación generados y remitidos a la AEAT por medio de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el contenido del libro registro de facturas expedidas que se regula en el Reglamento del IVA, y, del mismo modo, se podrá desarrollar dicha posibilidad respecto de los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos, a que se refiere el artículo 68 del Reglamento del IRPF.

12. Entrada en vigor y efectos del Reglamento

El Reglamento entró en vigor el 7 de diciembre de 2023, debiendo tener operativos los obligados tributarios los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos exigidos antes del 1 de julio de 2025, excepto los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación que deberán tenerlos en el mercado en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial que especifique todos los detalles técnicos del registro.

La AEAT tendrá disponible en su Sede el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los Sistemas de emisión de facturas verificables en el plazo de nueve meses desde la publicación de la Orden Ministerial antes mencionada.